Tjänsten

Programmet tar emot hyresgästernas e-post, bedömer varje ärende och förbereder ett svar. Förvaltaren granskar, justerar vid behov och godkänner. Ärenden som kräver bedömning av en människa lyfts fram separat.

Funktioner

Felanmälningar: Varje anmälan klassificeras efter typ och angelägenhetsgrad. Flera fel i samma meddelande registreras som separata ärenden.
Svar till hyresgäster: Svaren bygger på förhandsgodkända formuleringar på svenska och engelska. De innehåller inga utfästelser om tider eller ersättning.
Säkerhetsärenden: Meddelanden som tyder på gaslukt, brand, vattenläckage, hot eller fara för person markeras omedelbart. Hyresgästen får fastställda säkerhetsråd och förvaltaren ett tydligt meddelande.
Ärenden för handläggare: Frågor om hyra, avtal, uppsägning, andrahandsuthyrning och klagomål på grannar besvaras inte automatiskt utan överlämnas till ansvarig handläggare.
Spårbarhet: Varje steg registreras i en logg som inte kan ändras i efterhand.

Arbetssätt

Ärendet tas emot. Programmet läser nya meddelanden i den e-postlåda som används för hyresgästkontakter.
Personuppgifter skyddas. Namn, personnummer, adresser och liknande uppgifter ersätts med neutrala markeringar innan ärendet bearbetas vidare.
Ärendet bedöms. En språkmodell på den egna datorn bestämmer typ och angelägenhetsgrad. Fasta regler kontrollerar bedömningen.
Ett svar förbereds. Svaret sätts samman av godkända formuleringar och presenteras för förvaltaren.
Förvaltaren beslutar. Inget skickas utan godkännande.

Planerade funktioner

Följande funktioner är under utveckling och ingår inte i den första pilotversionen i sin helhet:

Mobil: Granskning och godkännande av ärenden i mobiltelefon.
Telefon: Mottagning av felanmälningar per telefon, även utanför kontorstid.
Ekonomisystem: Koppling till vanligt förekommande ekonomi- och bokföringssystem.

Tekniska förutsättningar

Operativsystem: Windows 10 eller Windows 11.
Dator: En vanlig kontorsdator räcker. Grafikkort krävs inte men ger snabbare bearbetning. Minst 8 GB arbetsminne, 16 GB rekommenderas.
E-post: Microsoft 365 eller e-post via IMAP.
Internet: Krävs för e-post och för vissa funktioner. Grundläggande sortering fungerar även utan anslutning.